Privacyverklaring

1. Inleiding

StaffPro is een handelsnaam van Yilmaz Voeding XL BV ("StaffPro", "wij", "ons"), gevestigd te Antwerpse steenweg 10, 9160 Lokeren, België, met ondernemingsnummer / BTW BE 1027.578.705. Wij respecteren jouw privacy en gaan zorgvuldig om met persoonsgegevens. In deze verklaring leggen we uit welke gegevens we verzamelen, waarom en hoe we ze gebruiken. StaffPro is verwerkingsverantwoordelijke in de zin van de Algemene Verordening Gegevensbescherming (AVG/GDPR). Voor de persoonsgegevens die wij namens onze zakelijke klanten verwerken, treedt StaffPro op als verwerker en is de klant (werkgever) verwerkingsverantwoordelijke.

2. Welke gegevens verzamelen wij?

• Accountgegevens: naam, e-mailadres, functie, bedrijfsnaam en versleutelde inloggegevens.
• Werknemergegevens: roosters, gewerkte uren, contracttype, vestiging en (waar van toepassing) registernummer.
• Tijdregistratie: in- en uitkloktijden en pauzes.
• Mobiele app-gegevens: zie sectie 5.
• Gebruiks- en diagnosegegevens: IP-adres, apparaat- en browsertype, foutrapporten (crashes) en bezochte pagina's, voor beveiliging en productverbetering.

3. Waarvoor en op welke grondslag gebruiken wij gegevens?

Wij verwerken persoonsgegevens alleen voor welbepaalde doeleinden en telkens op een geldige rechtsgrond uit artikel 6 AVG:

• Het leveren en verbeteren van de dienst en het uitvoeren van de overeenkomst met onze klanten — grondslag: uitvoering van een overeenkomst (art. 6.1.b AVG). Voor gegevens van werknemers berust de verwerking op de arbeidsverhouding tussen de werkgever en zijn werknemer.
• Naleving van wettelijke verplichtingen (o.a. de fiscale en sociale bewaarplicht en het controledocument deeltijdse arbeid) — grondslag: wettelijke verplichting (art. 6.1.c AVG).
• Klantenservice en support — grondslag: uitvoering van de overeenkomst en ons gerechtvaardigd belang om vragen goed te beantwoorden (art. 6.1.b en 6.1.f AVG).
• Beveiliging, fraudedetectie en het oplossen van technische fouten — grondslag: ons gerechtvaardigd belang bij een veilige en betrouwbare dienst (art. 6.1.f AVG).
• Optionele functies zoals locatie- en fotoregistratie in de app — alleen wanneer de werkgever deze activeert. De werkgever (verwerkingsverantwoordelijke) bepaalt hiervoor de grondslag en informeert zijn werknemers; StaffPro verwerkt deze gegevens uitsluitend in zijn opdracht. Zie sectie 5.

4. Sub-verwerkers en opslag

Persoonsgegevens worden verwerkt door zorgvuldig geselecteerde dienstverleners (sub-verwerkers) die uitsluitend in onze opdracht handelen. Wij maken gebruik van de volgende categorieën sub-verwerkers:

• Cloud-database- en applicatiehosting — voor de opslag van gegevens en het draaien van de applicatie, websites en API.
• Bestandsopslag (object storage) — voor geüploade bestanden zoals foto's, video's en handtekeningen bij taken.
• E-maildienst — voor het versturen van transactionele e-mails (verificatie, meldingen).
• Betaaldienstverlener — voor de verwerking van betalingen en abonnementen.
• Foutrapportage- en diagnosedienst — voor het opsporen en oplossen van technische fouten.
• Pushnotificatiedienst — voor het afleveren van pushmeldingen op de mobiele app.

De primaire opslag van je gegevens (database en bestanden) vindt plaats binnen de Europese Unie. Een aantal sub-verwerkers is buiten de EU gevestigd; doorgifte gebeurt uitsluitend onder passende waarborgen, zoals de modelcontractbepalingen van de Europese Commissie (Standard Contractual Clauses) of het EU-VS Data Privacy Framework. Met al onze sub-verwerkers sluiten wij een verwerkersovereenkomst conform artikel 28 AVG. Back-ups worden versleuteld bewaard. Een actuele lijst met de specifieke sub-verwerkers stellen wij op verzoek beschikbaar aan onze zakelijke klanten.

5. De mobiele apps

Er zijn twee apps, voor twee verschillende gebruikers, en ze verwerken niet dezelfde gegevens.

StaffPro Admin (voor werkgevers en leidinggevenden)

Met deze app beheer je het rooster, de gewerkte uren, de taken en de lonen van je personeel. De app verwerkt:

• Camera en foto's: om een foto toe te voegen aan een taak of aan een medewerkersprofiel. Toegang wordt pas gevraagd op het moment dat je een foto kiest of maakt.
• Apparaat-identificator (push-token): om meldingen over verlofaanvragen en roosterwijzigingen af te leveren.
• Crash- en diagnosegegevens: foutrapporten via Sentry, verwerkt op servers binnen de Europese Unie (Frankfurt). Ze bevatten technische informatie over de fout en het toestel, geen namen of e-mailadressen.
• Personeelsgegevens van je medewerkers: naam, contactgegevens, diensten, gewerkte uren en uurloon. Hiervoor ben jij als werkgever verwerkingsverantwoordelijke; StaffPro is verwerker.

Deze app verzamelt geen locatiegegevens. Alle locatietoestemmingen zijn in de app geblokkeerd en er zit geen locatiefunctie in.

StaffPro Employee (voor werknemers)

Deze app kan, afhankelijk van wat de werkgever activeert, de volgende gegevens verwerken:

• Locatie (precies): uitsluitend wanneer de werkgever taak-locatie activeert. Zodra een medewerker een door de werkgever gemarkeerde taak start, wordt de locatie periodiek (ongeveer elke 30 seconden of per 25 meter) op de achtergrond bijgewerkt — ook wanneer de app op de achtergrond draait of het scherm vergrendeld is — via de achtergrond-locatietoestemming (de zogeheten Altijd-toestemming), met een zichtbare melding op het toestel. Dit stopt zodra de taak wordt beëindigd. Het in- of uitklokken zelf registreert geen locatie.
• Camera en foto's: om foto's of video's te maken of te kiezen als bewijs bij taken. Toegang wordt pas gevraagd op het moment dat je een foto wilt toevoegen.
• Apparaat-identificator (push-token): om pushmeldingen (bv. een nieuw of gewijzigd rooster) op je toestel te kunnen afleveren.
• Crash- en diagnosegegevens: foutrapporten via Sentry, verwerkt op servers binnen de Europese Unie (Frankfurt), om de stabiliteit van de app te verbeteren.

Deze gegevens worden uitsluitend gebruikt voor de werking van de app en niet voor advertenties of tracking over apps of websites heen. Geen van beide apps gebruikt een advertentie-identificator. Je kunt permissies op elk moment intrekken via de instellingen van je toestel.

6. Hoe lang bewaren wij gegevens?

Accountgegevens bewaren we zolang je een actief account hebt. Na opzegging of een verwijderingsverzoek wissen we je gegevens binnen 30 dagen, behalve waar een wettelijke bewaarplicht van toepassing is (bijvoorbeeld loon- en arbeidsadministratie). Je kunt verwijdering van je account aanvragen in de app — in StaffPro Employee via Instellingen → Account verwijderen, in StaffPro Admin via Meer → Instellingen → Data & export → Account verwijderen — of zonder de app via onze pagina over account verwijderen.

7. Cookies

Wij gebruiken strikt noodzakelijke cookies voor het functioneren van de website en de web-apps (bijvoorbeeld inlogsessies). Daarnaast kunnen we een privacyvriendelijke, cookie-loze webanalyse inschakelen, zonder persoonlijke profilering. Je kunt cookies weigeren in je browserinstellingen zonder dat de basisfunctionaliteit wegvalt. Zie ook onze cookieverklaring.

8. Jouw rechten

Je hebt het recht op inzage, correctie, verwijdering en overdraagbaarheid van jouw gegevens. Ook kun je bezwaar maken tegen bepaalde verwerkingen of je toestemming intrekken. Stuur een verzoek naar contact@staffpro.be — we reageren binnen één maand. Werk je voor een werkgever die StaffPro gebruikt, dan kun je je verzoek ook bij die werkgever indienen. Wij nemen geen besluiten die jou in aanmerkelijke mate treffen en die uitsluitend op geautomatiseerde verwerking, waaronder profilering, zijn gebaseerd.

9. Beveiliging

Gegevens worden versleuteld opgeslagen en verzonden (TLS in transit, encryptie at rest). De toegang tot gegevens is per organisatie gescheiden (tenant-isolatie op applicatieniveau) en beperkt tot bevoegde medewerkers op een need-to-know-basis.

10. Voorwaarden en wijzigingen

Onze algemene voorwaarden staan op de voorwaardenpagina. Deze privacyverklaring kan worden aangepast; de meest actuele versie staat altijd op deze pagina, met bovenaan de datum van de laatste wijziging.

11. Contact en toezicht

Vragen? Neem contact op via contact@staffpro.be of via de contactpagina. Ben je niet tevreden over hoe wij met je gegevens omgaan, dan kun je een klacht indienen bij de Belgische toezichthouder, de Gegevensbeschermingsautoriteit (GBA), Drukpersstraat 35, 1000 Brussel — contact@apd-gba.be. Woon je in Nederland, dan kun je je ook richten tot de Autoriteit Persoonsgegevens.